اگر زمان يك ماهي بود حتي اگر وحشيترين بالهها و ليزترين پولكها را داشت حتماً تا به حال هزار بار شكار شده بود، بعد هم لابد موميايياش كرده بودند تا در معرض ديد عموم قرار گيرد. زمان اگرچه هر لحظه مثل يك ماهي در ما شناور است و رد عبورش را در ما جا ميگذارد اما هيچگاه فرا چنگ نميآيد، مثل تصوير ماه روي آب. سؤال اين است كه شكل و محتواي رفتار ما با زمان چگونه بايد باشد؟ چه مختصات و ويژگيهايي براي اين رفتار ميتوان تعريف كرد؟ آيا ميتوان به جدال با عقربهها برخاست؟ با سه عقربهاي كه عمر ما را در سه ظرف به هم چسبيده ثانيه و دقيقه و ساعت ميريزند، اصلاً آيا تجانس و همگرايي بين رفتارهاي ما و رفتارهاي زمان و تجسم آن در عقربهها وجود دارد؟ آيا عقربهها بيحوصله ميشوند؟ زمان خمپاره ميكشد؟ زمان مثل ما به بستر خواب ميرود؟ زمان ذهني دارد كه در لابهلاي خيال و رويا به گذشته برگردد؟
معلوم است كه تفاوتهاي آشكاري ميان رفتارهاي ما با كنشهاي زمان وجود دارد. عقربهها در وظيفهاي كه به آنها سپرده شده هيچ كوتاهي نميكنند، هيچ ثانيه و دقيقه و ساعتي حتي براي يك لحظه به عقب برنميگردد كه صورت و سيماي ثانيه و دقيقه و ساعت پيش از خود را ببيند. شب و روز مدام از پي هم ميآيند و ميروند و مثل موشهاي سياه و سفيدي، ريسمان عمر را ميجوند. البته اين هميشه نيمي از حسرتها و افسوسهاي بزرگ آدمي بوده كه هيچگاه نتوانسته آنگونه كه بايد و شايد از چهارراه فصول به سمت شاهراهي كه دنبالش بوده بگذرد.
با اين حال هم اگر براي هستي و حيات، ستونهايي قائل باشيم قطعاً يكي از مهمترين ستونهاي اين عالم كه همه ما روزانه با آن سر و كار داريم زمان است. با اين ويژگيها مديريت بر زمان چقدر ممكن و ميسر است.
گفتوگوي ما با دكتر قاسمانصاري رناني، استاد دانشگاه علامه طباطبايي و دانشآموخته «مديريت رفتار سازماني» به اين مقوله ميپردازد. از تأليفات و ترجمههاي دكتر انصاري رناني ميتوان به «تجارت در دوره قاجاريه» و «از الف تا ي مديريت» اشاره كرد.اگر موافق باشيد گفتوگو را با تعريف زمان آغاز كنيم.اگر بخواهيم به شكل عملياتي، زمان را تعريف كنيم بايد بگوييم زمان فاصله دو لحظه مشخص است، دو لحظهاي كه ما تعريف ميكنيم، نظير عمر كه لحظهاي مابين تولد و مرگ است. شما ميدانيد كه عنصر زمان بازتاب و بسامد معنيداري در قرآن دارد. خداوند به زمان و عصر قسم ياد ميكند «والعصر ان الانسان لفي خسر...» جاي جاي قرآن اشارات متعددي به زمان شده است. علي(ع) ميفرمايد:«فرصتها را دريابيد كه همچون ابر درگذرند» يعني لحظهاي كه اكنون در اختيار شماست به پلكزدني از دست ميرود.البته حس ارزش زمان وابستگي خاصي به تجارب ما در زندگي دارد. اگر ميخواهيد ارزش «يك دقيقه» را بفهميد از مسافري سؤال كنيد كه فقط «يك دقيقه» ديرتر به ايستگاه قطار رسيده است. او قطعاً ارزش يك دقيقه را با پوست و گوشت لمس كرده است. اگر ميخواهيد ارزش زمان را حساستر از مثال بالا بفهميد از دوندهاي بپرسيد كه فقط به خاطر چند صدم ثانيه ديرتر به خط پايان رسيده و مدال طلا را از دست داده است. قطعاً اين دونده معني صدمهاي زمان را خوب ميفهمد. اگر ميخواهيد غفلت از زمان را لمس كنيد دوچرخهسواري را در نظر بگيريد كه به فاصله بسيار خوب از نفر بعدي در آستانه كسب مدال طلا دستهايش را به نشانه پيروزي به بالا بلند ميكند، ناگهان زمين ميخورد و افسوس و كابوس آن لحظه بسيار كوچك سالها او را رها نميكند. من اينجا براي روشنتر كردن رابطه «اندازهگيري» و «مديريت» دو جمله از پاسكال و پيتر دراكر نقل ميكنم. پاسكال ميگويد تا زماني كه نتواني چيزي را اندازهگيري كني نخواهي توانست بر آن مديريت كني. در واقع ما با اندازهگيري، زمان را به تكههايي كه مورد علاقهمان است تقسيم ميكنيم و كارهايمان را در آن قالبها ميريزيم. دراكر هم ميگويد اگر نتوانيد زمان خود را برنامهريزي كنيد هيچ چيز ديگري را نميتوانيد اداره كنيد.ما بايد بپذيريم كه در حصار زمان هستيم، همچنان كه در حصار مكان و ابزار.و عليالظاهر تار و پود اين حصار بيشتر معطوف به «اكنون» و «حال» است؟ بله، ديروز و فردا، تاريخ و رؤيا هستند. «از دي كه گذشت هيچ از او ياد مكن/ فردا كه نيامده است فرياد مكن»امروز هديهاي است كه به ما داده ميشود. جالب است در زبان انگليسي به دو واژه «امروز» و «هديه»، «Present» ميگويند.باوجود اينكه «امروز» يا «حال» واقعيترين و به يك معنا تنها زمان در دسترس ماست اما واقعاً كم كسي پيدا ميشود كه خانهاش را در اين زمان بسازد، ذهنها بيشتر متوجه حسرتها و رؤياها هستند يا به عبارتي «ديروز» و «فردا».البته اهميت اين دو زمان را نميتوان انكار كرد. علي(ع) ميفرمايد:«و اذكر فياليوم غداًَ» از امروز به فكر آينده باش، يعني همان عنصر برنامهريزي. نكتهاي كه ميخواهم بگويم مرزهاي ظريفي است كه بين مفاهيم نزديك به هم وجود دارد. ما بايد به فكر فردا باشيم اما نبايد اين موضوع به يك دغدغه و تشويش دروني تبديل شود. آنچه در اختيار ماست امروز است و آنچه از ديروز در دست داريم، تجربه. ما البته ميتوانيم سهم بيشتري از زمان را در اختيار داشته باشيم اما همه زمان در اختيار ما نيست.چرا؟به خاطر محدوديتهايي كه داريم. شايد به همين دليل باشد كه توكل ميكنيم.تصور ميكنم اهميت زمان نسبت مستقيمي با رشد ذهني انسان در ادوار مختلف تاريخي داشته باشد.همين طور است. اين تطور و تكامل از دوره غارنشيني و بعدها پيدايش كشاورزي و دامپروري و زندگي شهري شكل ميگيرد. مطمئناً هر چقدر از آغاز خلقت انسان به اين سو حركت كنيم زمان مفهوم دقيقتر و حساستري در ذهن انسان پيدا ميكند. من البته اينجا مايلم كمي به رابطه بهرهوري و زمان بپردازم. زمان قالب بهرهوري است كه متأسفانه ما ايرانيها هنوز درست به اهميت آن پي نبردهايم. من يك مثال ميزنم. يكي از عادتهاي بد ما ايرانيها تأخير در ورود به جلسات است. گويي نوعي رسم شده است كه همه بايد بنشينند و مثلاً مديران با تأخير تشريف بياورند تا وقتي تشريف آوردند همه به احترام از جايشان بلند شوند. متأسفانه اين رفتارها مفهومي جز اتلاف سرمايهها و درست نشناختن زمان ندارد. شايد مهمترين حرفي كه ماكسوبر در «بروكراسي» و تيلور در «مديريت علمي» ميزند بحث تقسيم كار است؛ تقسيم كار يعني تقسيم زمان، از اين رو اولين كساني كه ميخواهند مديريت را از زاويه جديدي بررسي كنند براي زمان اهميت ويژهاي قائل ميشوند. علي (ع) ميفرمايند: زمان شبانه روز را سه قسمت كن؛ بخشي را به كار، بخشي را به عبادت و بخش ديگر را به تفريح و لذت اختصاص ده. ميگويند انسان مؤمن كسي است كه تمام 24 ساعتش را صرف عبات ميكند. معلوم ميشود كه زندگي مؤمنانه زندگياي است كه كار و لذت هم به خاطر خدا و شكل ديگري از عبادت باشد.در مديريت زمان، تقسيم بندي براي تمايز قائل شدن بين زمانهاي مختلف وجود دارد؟ما وقتي زمان را ميخواهيم عملياتي كنيم، آن را از دو زاويه دنبال ميكنيم. يكي «زمان تقويمي» كه نمادش عقربههاي ساعت است و ديگري «زمان دروني يا رواني» آن حسي كه ما نسبت به گذر زمان داريم. در واقع زمان اول حوزه كميت را در بر ميگيرد و زمان دوم معطوف به كيفيت است.من مثال ميزنم. شما ممكن است پنج دقيقه كسي را در اتوبوس ببينيد و 10 سال در لذت ديدن آن آدم سير كنيد، از طرف ديگر ممكن است 10 سال با كسي دوستي كرده باشيد و حاضر باشيد همه آن سالها را به پنج دقيقه بفروشيد، اين رفتارها نشانههايي از كيفيت زمان هستند، بنابر اين ما وقتي درباره نقش زمان در برنامهريزي صحبت ميكنيم هم كميت زمان را در اين ميان دخيل ميكنيم و هم كيفيت آن را.شما ناگزير از دخالت دادن مؤلفه زمان كيفي در برنامهريزي هستيد.توصيههاي كلي گرهگشا نيست. مدير ميگويد، «خوب كار كنيد» اما نميگويد چطور؟ قلمرو اين خوب كار كردن كجاست؟ خوب را تعريف نميكند.من جايي عبارتي از يك روشنفكر ميخواندم كه گفته بود اشكال عرفاي ما اين است كه ما را به سمت منظرههاي بديع، بسيار زيبا و بكر دعوت ميكنند اما راه رسيدن به آن نقطه مطلوب را نميگويند. مثلاً ميگويند «عاشقم بر همه عالم كه همه عالم از اوست» اما نميگويند چطور ميتوان به اين فهم بزرگ رسيد كه انسان عاشق همه اجزاي عالم باشد.اصلاً گاهي نه راه رسيدن به مطلوب كه خود مطلوب تعريف نميشود. ما براي مديريت زندگيمان چارهاي جز بهرهگيري از شاخص نداريم. اصل پارتو ميگويد در زندگي ما 20 درصد امور، 80 درصد اهميت را دارند و 80 درصد امور ديگر بيشتر از 20 درصد اهميت ندارند. از طرف ديگر يكي از مهمترين اصلهاي مديريت زمان اين است كه به اموري بپردازيم كه اهميت بيشتري دارند. حال بايد پرسيد چه چيزهايي اهميت دارند كه ما زمان را مصروفشان كنيم.اين جا نقش شاخص عيان ميشود. ميگوييم اموري كه ما را به خدا نزديكتر ميكند، به ما نشاط، آرامش و اميد ميدهد، اهميت دارد.پس بنابر اين وقتي ما زمان را از دو ديد تقويمي و رواني بررسي ميكنيم هدف اين است كه قالبهاي خشك مكانيكي زمان شكسته شود و زمان به اموري اختصاصي پيدا كند كه بيشترين اهميت را براي ما دارد. اينجاست كه برنامههاي روزانه، هفتگي، ماهانه، سالانه، پنج ساله، 20 ساله و مانند آن ظاهر ميشود. اينكه ما (يك شخص، يك سازمان، يك كشور) سال بعد، پنج سال بعد و 20 سال ديگر در كدام نقطه خواهيم بود. اين برنامهها دقيقاً نشانگر اهميتي است كه ما براي زمان قائليم. تا اينجا (فرد به زمان اهميت ميدهد يا نه) زمان تقويمي است اما وقتي ميپرسيم چه كار ميخواهي بكني؟ ميخواهي به كجا برسي؟ يعني همان زمان كيفي. پس شما اگر ميخواهي زندگي هدفمندي را دنبال كني بايد پاسخي روشن به اين پرسشها داشته باشي كه اولويتهاي زندگي كجاست و چطور ميتوان در قالب زمان به آن عناصر دست پيدا كرد.ميتوان از اولويت يا رجحان زمان كيفي نسبت به زمان تقويمي سخن گفت؟قطعاً كيفيت مهمتر است، اگر شما زماني را كه در اختيار داريد به شكل كيفي صرف كنيد گاهي يك ساعت از اين زمان به اندازه 10 ساعت زمان تقويمي ارزش دارد.يك ايده خلاقانه گاهي ممكن است چند 10 برابر در مصرف زمان شما صرفهجويي ايجاد كند.يعني اتكاي صرف به زمان تقويمي خسران ايجاد ميكند؟شما يك كارمند را در يك اداره در نظر بگيريد كه به طور معمول هشت ساعت در روز (زمان تقويمي) كار ميكند اما ممكن است راندمان كار او (زمان كيفي) حتي يك ساعت هم نباشد.پس در آن ضربالمثل مشهور هم ميتوان خدشه وارد كرد كه كار نيكو كردن از پركردن است.بله، كار نيكو كردن فقط از پركردن نيست. تمرين ما را به كار نيكو نزديك ميكند اما لزوماً كيفيت ايجاد نميكند.كار نيكو كردن در گرو نوآوري و خلاقيت هم است. ذهن بايد آماده باشد تا امكاني كه خداوند در نهاد انسان قرار داده شكوفا شود. آن وقت است كه دل هر ذره را كه بشكافي آفتابيش در ميان بينيآيا ميتوان فرآيندي براي بهبود استفاده از زمان تعريف كرد؟ما براي اين منظور بايد سه حركت را انجام دهيم. اول اينكه افراد را نسبت به گذر زمان حساس كنيم، يعني فرد حساس باشد و بپرسد كه 20 سال، 30 سال، 40 سال از عمر گذشته چه كردهاي؟ اگر فرد نسبت به گذر زمان حساس شد آن وقت مرحله دوم آغاز مي شود. حركت دوم اين است كه آفات، راهزنان و دامهاي گسترده بر بستر زمان را پيدا كنيم. گاهي اوقات ما حتي بلد نيستيم يك تماس تلفني را قطع كنيم، نميتوانيم نه بگوييم. فكر ميكنيم هر چقدر براي ارباب رجوع وقت بيشتر بگذاريم بهتر است، يا مثلاً تصورمان اين است كه اگر 18 ساعت در شبانه روز كار كنيم، افتخار است. نه اين افتخار نيست، چون وقتي فرد بيشتر از توان و ظرفيت ذهني و جسمياش كار كند، راندمان و كيفيت كارش افت ميكند. گاهي همين فرد اشتباهات مهلك، تاريخي، عمومي و خانمان برانداز مرتكب ميشود.پس ما امتياز بالايي به پركاري صرف نميدهيم، ميگوييم افراد بايد در حيطه ظرفيتشان كار كنند، البته ظرفيت افراد با هم متفاوت است و نميتوان براي همه فرمول واحد تجويز كرد. اما گام سوم بعد از شناسايي آفات، جستوجو براي راه حلهاي استفاده از زمان است، مثلاً چه كنيم بهتر ياد بگيريم. مثالي ميزنم. هيزم شكني در زمستان به جنگل رفته بود تا هيزم خانوادهاش را تأمين كند.پيرمردي كه از آن حوالي ميگذشت متوجه شد با وجود اينكه هيزمشكن به شدت با تبر روي شاخهها و تنه درختان ضربه ميزند اما آنها نميشكنند. پيرمرد به هيزمشكن ميگويد فكر نميكني اگر چند دقيقهاي تأمل و تبرت را تيز كني و به كار ادامه دهي بهتر باشد؟ هيزم شكن پاسخ ميدهد بچههاي من در سرما ماندهاند، من وقت اين كارها را ندارم. اينجا معلوم ميشود كه هيزم شكن متوجه كيفيت زمان نيست. او نميداند يا نميخواهد بپذيرد كه اگر چند دقيقهاي كار را متوقف و تبرش را تيز كند در ادامه هيزم بيشتري خواهد شكست.اين قصه هيزم شكن داستان ما هم است كه دچار روزمرگي و شتاب سرسامآور زندگي شدهايم و تبرمان را تيز نميكنيم.تبر تيز كردن براي هر كس با توجه به حرفه و نوع زندگياش معنا پيدا ميكند.از طرف ديگر اگر آن فرآيند را در بهبود مديريت زمان رعايت كنيم قطعاً اولين كسي كه سود و لذت خواهد برد خود ما هستيم و طبيعتاً كساني كه اطراف ما زندگي ميكنند از وجود ما لذت خواهند برد.ما در اصل پارتو ياد گرفتيم كه در زندگي به اموري بپردازيم كه بيشترين اهميت را دارا هستند. يادمان نرود كه خودمان هم هستيم و بايد به فكر نشاط، سلامت و آرامش خودمان هم باشيم. اين تصور غلطي است كه برخي از مادران ما دارند و تصور ميكنند مادر خوب مادري است كه فقط متعلق به فرزندانش باشد. نه! اين تصور غلط است. مادر خوب مادري است كه خودش هم باشد، به آرامش خودش هم فكر كند.تقريباً همه ما حتي افراد عامي و عادي به خاطر اينكه با زمان سر و كار داريم، ناخودآگاه مختصات آن را ميدانيم اما ميخواهم به صورت دسته بندي شده به برخي از ويژگيهاي زمان بپردازيد.زمان شش ويژگي دارد كه اگر بشناسيم درست از آن استفاده ميكنيم. اولين ويژگي زمان اين است كه كالاي كمياب و محدودي است. شما نميتوانيد با پول، زمان بخري. دوم اينكه زمان وجود خارجي ندارد، در تو ايجاد ميشود. سوم قابل ذخيره كردن نيست. چهارم نميتوان متوقفش كني، نميتوانيم به زمان بگوييم يك لحظه اين جا بايست تا من...پنجم اينكه زمان هرگز به عقب برنميگردد، برگشتپذير نيست و آخر سر اينكه زمان را نميتوان كش داد.از فرمولهاي خاصي براي مديريت زمان استفاده ميشود؟از دو فرمول استفاده ميكنيم. يكي فرمول 3D كه در واقع سه مفهومي است كه با D آغاز ميشود.1- Definition (تعريف زمان) زمانتان را تعريف كنيد. 2- Delegation (تفويض زمان) برخي از امور و فعاليتها را به ديگران تفويض كنيد.3- Deadline (مهلت پاياني) يعني اينكه كاري را از يك نقطه بايد شروع كرد و در نقطه ديگر تمام. فرمول ديگري هم داريم به نام 3P.1- نقشه و برنامهاي براي زمانتان داشته باشيد.2- اولويتهايتان را مشخص كنيد.3- اگر ميخواهيد كاري را انجام دهيد به تأخير نيندازيد.شايد برخي افراد تصور هيستريك نسبت به مديريت زمان داشته باشند و گمان كنند مديريت زمان يعني اينكه ما يك آن چشم از تيك تاك ساعت برنداريم. ميتوان از تصورات غلط درباره مديريت زمان سخن گفت؟بله، ما باورهاي غلطي مربوط به زمان داريم كه به چند نمونه اشاره ميكنم. 1- «تمام زمان را ميتوان در اختيار گرفت». اين تصور اشتباهي است. واقعاً نميتوان براي تمام 24 ساعت برنامهريزي كرد. قدري بايد انعطاف به خرج داد. البته پارادوكس اين است كه ما همه زندگيمان را منعطف كنيم، اين هم غلط است. 2- «كار بيشتر و سختتر بهتر است» درست اين است كه ما كيفيت استفاده از زمان را بالا ببريم.3- «همه كارها را خودمان بايد انجام دهيم ديگران اعتمادپذير و توانمند نيستند.» 4-«كار كردن خستهكننده است». كساني كه اين اعتقاد را دارند كاري را انجام ميدهند كه دوستش ندارند.5- «در هر لحظه فقط يك كار را ميتوان انجام داد». بعضيها واقعاً اعتقاد دارند كه نميتوان با يك دست، دو هندوانه برداشت، در حالي كه بعضيها صد هندوانه برميدارند، البته با ابزارش، اينكه گمان كنيم موفقيت در گرو انجام دادن يك كار واحد در مقطع زماني مشخص است، اشتباه است. 6- «تمام زمان من متعلق به ديگران است». شما بايد بخشي از زمان خود را صرف توانمندسازي خودت كني. 7- «نبايد به ديگران نه بگوييم». بسياري از زمانهاي ما با نگفتن تلف ميشود. 8- «زمان مشكلات را حل ميكند». ما بعضي وقتها براي اينكه وجدانمان را آرام و از زير بار مسئوليت شانه خالي كنيم توجيه ميتراشيم كه گذر زمان مسائل را خود به خود حل ميكند، در حالي كه بايد در صحنه بمانيم و زمان را مديريت كنيم.9- «هر چه پيش آيد. خوش آيد» ابنالوقت بودن هم باور غلطي است. 10- «كار مثل بازي است». اينكه هر وقت خوشمان آمد بازي ميكنيم و هر وقت خوشمان نيامد... اين باور درستي نيست. شما بايد براي هر كاري كه انجام ميدهيد برنامه داشته باشيد، البته اين نافي اين موضوع نيست تا كار را مثل بازي دوست داشته باشي. حسرت گذر زمان در زندگي بيشتر آدمها وجود دارد. من جايي ميخواندم داوينچي آخر عمرش پيش از مرگ گريسته بود، گفته بود من نتوانستم از عمرم درست استفاده كنم، با اينكه ما ميدانيم داوينچي به تمام معنا آدم جامع و ذوالفنوني بوده، در نقاشي، مجسمهسازي، معماري، مطالعات درباره پرواز و امثال آن سرآمد بوده اما باز هم او احساس خسران ميكند. آيا واقعا ميتوان حسرت گذر زمان را حذف كرد يا حداقل از آن كاست. حيطه درست اين حسرت كجا بايد باشد؟ گاهي اوقات انسان به جايي ميرسد و متوجه ميشود اگر شيوه زندگي و رفتارش را عوض ميكرد بهتر ميتوانست از عمرش بهره ببرد، تا اينجا طبيعي است اما اگر شكل افراطي و مرضگونه به خود بگيرد طوري كه فرد به تنفر از خود برسد و مدام در حسرت گذشته باشد، اشتباه است. مهم اين است كه وقتي متوجه خطا شدي به مسيري كه ميداني درست است برگردي.من نميدانم چقدر تعبير من از اين بيت مولانا كه «روزها گر رفت گو رو باك نيست/ تو بمان اي آنكه چون تو پاك نيست» درست باشد اما تصورم اين است كه ما در بارش مداوم زمان قرار گرفتهايم و امكان ندارد همه فضاهاي بارش را پوشش دهيم، پس نبايد واهمه و رفتار عصبي دربرابر گذر زمان داشته باشيم. بله، حسرت خوردن در حدي كه درون آدمي را به آبادي بكشاند، خوب است اما اگر از حد بگذرد قطعاً كفران نعمت خواهد بود.
