پیش از بررسی لزوم استفاده از نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک ، بیان این مسئله که افزایش جمیعت منجر به افزایش تقاضای خدمات و در نتیجه سخت‌تر شدن کارها و افزایش درصد خطا می‌گردد، خالی از لطف نیست. در بسیاری از مشاغل روش‌های سنتی جای خود را به روش‌نوین داده و استفاده از کامپیوتر در امور متعدد به صورت چشم‌گیری افزایش یافته است. حساسیت بالا در حوزه سلامت و لزوم به صفر رساندن درصد خطا با توجه به احتمال خسارت‌های جانی، منجر گردیده از ابزارهایی استفاده گردد که هم بهره‌وری بالایی داشته و هم درصد خطا کاهش یابد. یکی از ابزارهای مورد استفاده در حوزه مدیریت پزشکی ، نرم افزارهای اتوماسیون برای حذف بروکراسی است. در این میان اتوماسیون دولتی نیز سبب گشته در اموری چون بیمه و ... مطب‌ها و کلینیک‌های درمانی نیازمند استفاده از کامپیوتر گردند.
مسائل متعددی در امور مدیریت مطب و کلینیک نقش دارند. مدیریت پرسنل، مدیریت پرونده‌ها، مباحث مربوط به حسابداری و ... . هر کدام از این موارد دغدغه‌هایی را برای پزشک به همراه خواهد داشت. مدیران کلینیک و پزشکان در مطب‌های خود برای مدیریت این امور می بایست زمان و هزینه بسیاری را متحمل شوند. از این رو استفاده از ابزارهای کمکی مانند نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک با در نظر گرفتن تمامی این دغدغه‌ها و ارائه راهکاری مناسب برای آنها می‌توانند کمک شایانی در این امور نمایند.
در ادامه این مطلب به بررسی برخی مشکلات در روش سنتی مدیریت مطب و کلینیک پرداخته و سپس برخی امکانات مهم نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
پرونده بیماران در بخش مدارک پزشکی از اهمیت بسیاری برخوردار است. پرونده بیمار حاوی اطلاعات درمانی صورت پذیرفته در مجموعه پزشکی است، اطلاعاتی چون سابقه درمان، سوابق مالی و ... .
شاید برای پزشک یا پزشکان در مطب و کلینیک لزوم دیجیتال سازی مدارک پزشکی مهم نباشد و توجه زیاد آنان به بحث درمان ، نسبتا سبب غفلت از این موضوع بسیار مهم گردد. زمان بر بودن جستجوی پرونده بیمار و بررسی تاریخچه درمان، مفقود شدن و جابجایی پرونده درمان بیماران یکی از معضلات پزشکان در روش سنتی مدیریت پرونده بیمار است.
به گفته بیماران و مراجعین، بخش مدارک پزشکی و پذیرش یکی از مشکل‌دارترین بخش‌های هر مجموعه درمانی است. معمولا این بخش زمان زیادی برای پیگیری امور از مراجعین گرفته و تنش‌های فراوانی میان ایشان با پرسنل به وجود می‌آورد.
پیشرفت تکنولوژی این امکان را فراهم نموده تا با استفاده از نرم افزارهای مدیریتی از جمله نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک و دیجیتال نمودن پرونده‌های پزشکی، بخش عظیمی از مشکلات مربوط به این حوزه حل گردد.
پرونده پزشکی دیجیتال این امکان را برای پزشکان و دندانپزشکان فراهم می‌نماید که به راحتی به پرونده بیمار دسترسی داشته و تمام اطلاعات بیمار شامل سوابق درمانی ، سوابق دارویی، آزمایشات و تصاویر درمانی را در پرونده بیمار ثبت نمایند.
مدیریت زمان و برنامه ریزی در هر کسب و کاری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. این مقوله در محیط مطب و کلینیک نیز برای پزشکان و بیماران بسیار حائز اهمیت است. پزشکان بر روی نوبت‌های تنظیم شده برنامه ریزی می‌نمایند و بهم ریختن این برنامه ریزی قطعا مشکلاتی را به همراه خواهد داشت.
در روش سنتی مسئول پذیرش و منشی به صورت حضوری و تلفنی نوبت بیمار را تعیین و در دفاتر یادداشت می‌نمایند. در نبود منشی و یا تغییر شیفت پرسنل، احتمال خطا و جابجایی نوبت بسیار است و مهمتر از آن اصولا پزشک و مدیر مجموعه از چگونگی نوبت‌ها اطلاع دقیقی ندارند. در مواردی نیز انتقال نوبت‌ها به دلایلی خاص وضعیت نوبت دهی سنتی را مختل نموده و زمان بسیاری را از پرسنل می‌گیرد.
اهمیت زمان و برنامه ریزی دقیق در این حوزه منجر به افزایش لزوم استفاده از سیستم اتوماسیون است. نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک با دارا بودن امکانات متعدد منجر به سهولت در نوبت دهی می‌گردد. امکاناتی چون تعیین ساعات حضور پزشکان ، ثبت نوبت روزانه ، مشاهده نوبت ها بصورت روزانه و هفتگی، امکان ثبت رزرو نوبت و لیست انتظار و ... از جمله امکانات اصلی بخش نوبت دهی در نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک است.
یکی دیگر از مباحث بسیار مهم و قابل توجه در بحث نوبت دهی، یادآوری نوبت به بیماران است در روش سنتی منشی و مسئول پذیرش با تماس تلفنی اقدام به یادآوری نموده و در برخی مراکز به دلیل حجم بالای فعالیت این امر نادیده گرفته می‌شود. عدم توجه به این موضوع و یا خطای پرسنل در یادآوری نوبت‌ها منجر به مشکلات متعددی می‌گردد. در سیستم نوبت دهی نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک یادآوری به صورت اتوماتیک و از طریق اس ام اس صورت می‌پذیرد.
حسابداری در مطب‌ها و کلینیک‌ها شامل موارد متعددی است. مباحث حقوق و دستمزد پرسنل، هزینه مطب(آب، برق، گاز)، هزینه ابزار و تجهیزات، هزینه‌ی مواد مصرفی و ... در کنار مبالغ دریافتی از بیماران از جمله این موارد است. با توجه به بالا بودن تعداد بیماران و هزینه‌های متعدد در مطب و کلینیک، در حسابداری با روش سنتی علاوه بر صرف زمان زیاد، درصد خطای حسابرسی افزایش می‌یابد.
بخش حسابداری در نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک علاوه بر سهولت، کاهش زمان و کاهش درصد خطا این امکان را برای مدیران کلینیک و پزشکان فراهم می‌نماید تا با چند کلیک ساده گزارشات مربوط به این بخش را دریافت و تصمیمات مدیریتی خود را اتخاذ نمایند.
لازمه مدیریت یک مجموعه، دریافت و آنالیز گزارشات مربوط به فعالیت‌های آن است. در روش سنتی زمان بسیاری برای گزارش‌گیری مواردی اعم از: گزارشات مالی، بیماران ویزیت شده در روز و یا هفته و ماه، عملکرد پرسنل و پزشک و غیره... صرف می‌گردید و احتمال نقص در گزارشات به دلیل خطای نیروی انسانی وجود دارد.
یکی از نقاط قوت نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک امکان گزارش‌گیری است. در صورت ساختار صحیح گزارش‌گیری، نرم افزار می‌تواند تمامی گزارشات اعم از گزارشات مالی، عملکرد هر پرسنل، عملکرد هر پزشک، انبارداری، مربوطه به درمان بیماران، لابراتوار و غیره را ارائه دهد.
دسترسی به گزارشات مناسب می‌تواند به مدیران مجموعه درمانی در جهت تعیین سیاست‌های کاری و پرسنلس کمک شایانی نماید. در روش سنتی این گزارشات در تعداد بسیاری از کاغذها و دفاتر ثبت می‌گردید و جستجو میان آنها نیازمند ساعت‌ها صرف وقت و هزینه بود.
در محیط مطب و یا کلینیک مواد مصرفی، ابزار و تجهیزات مختلف وجود دارد که یکی از معضلات مهم پزشکان و دندانپزشکان اطلاع از موجودی انبار و یادآوری خرید به موقع از انبار تجهیزات و لوازم است.
یک نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک مناسب، با دارا بودن بخش انبارداری این امکان را فراهم می‌نماید تا موجودی دقیق کالاها تعیین و نقطه سفارش آن به سرعت شناسایی گردد.
سامانه پیامکی
یکی از راحت‌ترین روش‌های پیگیری و ارتباط با بیماران را می‌توان استفاده از پیامک اختصاصی دانست. با استفاده از سامانه پیامکی مواردی مانند یادآوری روز درمان، یادآوری اقساط درمان، یادآوری انجام کارهایی که بیمار پس از درمان باید انجام دهد و غیره را می‌توان ارائه نمود. در این روش، هزینه تماسهای برای مجموعه کمتر شده و احتمال خطای منشی در ارتباط با بیمار کاهش می‌یابد. از سوی دیگر استفاده از این ابزار کمک شایانی در جهت افزایش رضایت بیماران و در نتیجه آن تبلیغات دهان به دهان می‌گردد. همچنین در مواردی منجر به شناسایی بیماران ناراضی خاموش شده و مدیران مجموعه می‌توانند با روش‌های مدیریتی متعدد در جهت رفع نارضایتی اقدام نمایند.
در بین نرم افزار های مدیریت مطب نرم افزار همیارطب هم نرم افزار خوبی هست 
