دنیای شلوغ دیجیتالی‌ات را خلوت کن!
کد خبر: 1060544
لینک کوتاه: https://www.Javann.ir/004RtY
تاریخ انتشار: ۱۰ شهريور ۱۴۰۰ - ۱۸:۳۲
یک خانه تکانی درست و حسابی در صفحه رایانه شما
یکی از آشناترین صحنه‌ها در هر اداره‌ای میز‌هایی است که زیر بار سنگین کوه‌هایی از کاغذ و پرونده خم شده است. رایانه‌های کارمندان هم معمولاً وضع بهتری ندارند، دسکتاپ‌هایی که از بالا تا پایین از فایل‌هایی با اسم‌های نامفهوم پر شده‌اند و حافظه‌هایی مملو از سند، عکس و هر چیز دیگری که از اینترنت دانلود شده است. خدا نکند که بخواهید فایلی را در میان این تلنبار اطلاعاتی پیدا کنید.
نقل و تلخیص: حسین گل محمدی

یکی از آشناترین صحنه‌ها در هر اداره‌ای میز‌هایی است که زیر بار سنگین کوه‌هایی از کاغذ و پرونده خم شده است. رایانه‌های کارمندان هم معمولاً وضع بهتری ندارند، دسکتاپ‌هایی که از بالا تا پایین از فایل‌هایی با اسم‌های نامفهوم پر شده‌اند و حافظه‌هایی مملو از سند، عکس و هر چیز دیگری که از اینترنت دانلود شده است. خدا نکند که بخواهید فایلی را در میان این تلنبار اطلاعاتی پیدا کنید. ماری کوندو و اسکات سونِنشاین در کتاب «خوشی در کار: مرتب‌سازی زندگی کاری شما» راه‌حل‌هایی برای این مشکل دارند.

متوجه تلنبارشدن اقلام دیجیتال نمی‌شویم
توصیه‌های زیادی درباره نحوه مدیریت ایمیل‌ها و سازماندهی پوشه‌ها و تلفن همراه وجود دارد. همچنین وقتی صحبت از مدیریت زندگی‌های دیجیتال باشد، گزینه‌های متعددی پیش روی ماست درباره اینکه کار درست کدام است. هر شغلی مقتضیات تکنولوژیک خاص خودش را دارد. در بعضی از شرکت‌ها، نوع مشخصی از نرم‌افزار پیام‌رسان الزامی است. برای بعضی حرفه‌ها، مثل پزشکی و پلیس، ارتباط همیشگی ضروری است. باید بفهمید چه چیزی برایتان کارساز است تا بتوانید به همان پایبند بمانید. هنگام مرتب‌سازی زندگی دیجیتالتان، هدف اصلی یافتن راهی است تا کنترل بیشتری بر تکنولوژی پیدا کنید. برای اکثر آدم‌ها، زندگی دیجیتال سه بخش اصلی دارد؛ اول، اسناد دیجیتال مثل گزارش‌ها، ارائه‌ها و صفحات گسترده؛ دوم، ایمیل‌ها و سوم، نرم‌افزار‌های گوشی هوشمند. هر سه بخش مشکل واحدی دارند: ذخیره همه‌چیز آسان است، پس همین کار را می‌کنیم تا جایی که احساس می‌کنیم داریم کنترلمان را بر تکنولوژی‌ای که قرار بود کمکمان کند از دست می‌دهیم و برخلاف کالا‌های فیزیکی، متوجه تلنبارشدن اقلام دیجیتال نمی‌شویم تا وقتی که دیگر زیادی دیر است: فضای ذخیره‌مان پر شده، نمی‌توانیم چیزی را پیدا کنیم. سرعت وسیله‌مان به آهستگی لاک‌پشت شده یا اعلان‌های بی‌وقفه بمبارانمان می‌کنند. برای اینکه زندگی دیجیتال خود را در دست بگیرید، گام‌به‌گام پیش بروید. اول از اسناد شروع کنید و بعد سراغ ایمیل‌ها و در نهایت نرم‌افزار‌های تلفن هوشمند.

برای اسناد دیجیتال خود پوشه‌های زیادی لازم ندارید
از قسمت «اسناد» در حافظه سخت یا نت‌ورک درایو خود و پوشه‌های اصلی شروع کنید که اکثر اسناد دیجیتالتان داخلشان قرار دارد. بعد، سروقت دسکتاپ رایانه‌تان بروید. برای پوشه‌های دیگری که در بیشتر کامپیوتر‌ها مشترک هستند، مثل پوشه عکس‌ها یا ویدئو‌ها می‌توانید از همین رویکرد که در اینجا توصیف شده، استفاده کنید. حالا در قسمت «اسناد»، از جمله در پوشه‌های اصلی آن، هر فایل را بررسی کنید و از خودتان بپرسید: آیا برای انجام کارم به این سند نیاز دارم؟ آیا این سند برای کار‌های آینده راهنمایی‌ام می‌کند یا برایم منبع الهام است؟ آیا این سند برق شادی در دلم ایجاد می‌کند؟ اگر جواب همه این سؤالات «نه» بود، سند را پاک کنید. ممکن است فقط از روی اسم سند محتوایش را به خاطر بیاورید، اما شاید لازم باشد بازش کنید. اگر پوشه‌ای فرعی دارای فایل‌هایی درباره موضوعی است که با آن کاری ندارید، دست به کار شوید و کل پوشه فرعی را پاک کنید. مطمئن شوید که از تمام رویه‌های مربوط به اسناد در سازمانتان یا هرگونه استانداردی که در شغلتان برای حفظ فایل‌ها وجود دارد، پیروی می‌کنید. اگر عملاً نمی‌توانید فایل‌ها را پاک کنید، آن‌ها را به قسمت آرشیوی منتقل کنید که خارج از قسمت اسناد اصلی‌تان باشد. اگرچه این فایل‌ها همچنان فضایی اشغال می‌کنند از فایل‌هایی که واقعاً می‌خواهید نگه دارید، جدا می‌شوند. با حواس‌پرتی بصری کمتر، یافتن آنچه نیاز دارید راحت‌تر می‌شود.
صرف‌نظر از نوع صنعت یا سازمانی که در آن کار می‌کنید، اکثر آدم‌ها می‌توانند نسخه‌های پیش‌نویس اسناد و فهرست کار‌های ضروری را پاک کنند و نیز سطل زباله کامپیوتر خود را خالی کنند. چند پوشه اصلی بسازید تا میزان فکر‌کردن به اینکه چه چیزی کجا قرار بگیرد یا کجاست را کاهش بدهید. بعد می‌توانید از ابزار جست‌وجوی داخل یک پوشه استفاده کنید تا سریع‌تر آنچه را می‌خواهید پیدا کنید. کار هر کس ملزومات متفاوتی دارد، اما سه پوشه اصلی که من استفاده می‌کنم برای انواع زیادی از کار‌ها مناسب است:
پروژه‌های فعلی که هر پروژه پوشه‌ای فرعی دارد باید تلاش کنید تعداد این پوشه‌های فرعی بیشتر از ۱۰ تا نشود. گذشته از همه چیز، چند نفرمان همزمان روی بیشتر از ۱۰ پروژه کار می‌کنیم؟ اسناد شامل سیاست‌ها و رویه‌هایی است که به‌طور منظم به آن‌ها سر می‌زنید. معمولاً دیگران این فایل‌ها را آماده کرده‌اند و شما عموماً تغییرشان نمی‌دهید، مثل قرارداد‌های حقوقی و فایل‌های کارفرما.
کار ذخیره شده اسناد پروژه‌های گذشته را در بر می‌گیرد که در آینده از آن‌ها استفاده خواهید کرد. مثالش فایل‌هایی است که می‌توانند برای پروژه‌های جدید کمکتان کنند، مانند ارائه‌ای برای مشتری سابق که می‌تواند الگویی برای مشتری دیگری در آینده باشد. انواع دیگر کار‌های ذخیره‌شده می‌تواند به شرح زیر باشد: تحقیقاتی که انجام داده‌اید و بعداً به کار می‌آیند، مثل محک‌زنی رقبا یا تحقیقات مربوط به صنعتتان. همچنین ممکن است بخواهید بعضی پروژه‌ها را ذخیره کنید تا نمونه‌کار‌هایی داشته باشید که به مشتریان احتمالی یا برای آموزش به کارمندان جدید نشان بدهید.
اگر فایل‌های شخصی خود را در همان فضا نگه می‌دارید، پوشه «شخصی» را هم اضافه کنید تا فایل‌های شخصی و کاری‌تان با هم قاطی نشوند.

از دسکتاپ طوری استفاده کنید که خوشحالتان کند
دسکتاپ شما باید مکانی ویژه باشد، اما برای خیلی‌ها حکم زباله‌دان را دارد. دسکتاپ‌ها غالباً به‌خاطر فایل‌های دانلودشده‌ای که یکبار استفاده شده‌اند، عکس‌های قدیمی یا اسناد فراموش‌شده به‌هم‌ریخته هستند. من عادت داشتم آنقدر فایل روی دسکتاپم بگذارم که حتی نمی‌توانستم اسم فایل‌ها را بخوانم! هر بار کامپیوترم را روشن می‌کردم، با آشفته‌بازاری بصری مواجه می‌شدم و تقریباً دیگر هیچ‌چیز روی دسکتاپم کارایی نداشت. دسکتاپ خود را به محلی تبدیل کنید که کمکتان می‌کند کارتان را انجام بدهید و برق شادی ایجاد می‌کند.
تنها چیز‌هایی که روی دسکتاپم نگه می‌دارم پوشه‌ای به اسم «مخزن» است و هر فایل دیگری مثل عکسی که می‌خواهم آن روز استفاده کنم. دسکتاپ کامپیوترم را فضای کارم در نظر می‌گیرم، درست مثل میز کارم. پس فقط چیز‌هایی را رویش می‌گذارم که قصد دارم بلافاصله از آن‌ها استفاده کنم. پوشه مخزن مثل کابینت پرونده است. داخلش دو پوشه دیگر قرار دارد، یکی «اسناد» و دیگری «عکس‌ها» و نیز هر سندی که باید به‌زودی مرورش کنم و عکس‌هایی که طی چند روز آینده به کارم می‌آیند. پوشه «عکس‌ها» دربرگیرنده عکس‌هایی است که دوست دارم در پروژه‌های نزدیکم در آینده از آن‌ها استفاده کنم.
پوشه «اسناد» سندها، ارائه‌های پاورپوینت و فایل‌های Pdf را در خود نگه می‌دارد. عاشق دسته‌بندی و سازماندهی هستم، پس برای هر کدام از این دسته‌ها پوشه‌ای جداگانه دارم، اما صادقانه بگویم، لازم نیست تا این حد پوشه‌بندی کنید. می‌توانید به‌راحتی، با جست‌وجوی کلمات کلیدی، هر سندی را پیدا کنید. دسته‌بندی در پوشه «عکس‌ها» ضروری است. وقتی عکس‌ها را دانلود می‌کنیم، معمولاً اسامی غیرقابل تشخیصی دارند و جست‌وجو کردنشان دشوار است، اما تغییر نام هر عکس هم واقع‌بینانه نیست. به همین دلیل بهتر است طبق کاربردشان آن‌ها را در پوشه‌های جداگانه بگذارید. خود من پوشه‌هایی دارم برای عکس‌هایی که می‌خواهم برای کار ذخیره کنم، مثل «عکس‌های مرتب‌سازی» و «عکس جلد کتاب‌ها» و نیز پوشه‌هایی با نام «برای اینستاگرام» یا «برای وبلاگم» که در آن‌ها موقتاً عکس‌های بلاتکلیفی را ذخیره می‌کنم که بعد از انجام کارم پاکشان می‌کنم. خوشحالی ناشی از داشتن دسکتاپ مرتب می‌تواند اعتیادآور باشد، اما باید اعتراف کنم تازه اخیراً دسکتاپم را منظم نگه می‌دارم. روزی یکی از طرفدارانم پیشم آمد تا با من صحبت کند، من هم داشتم در کافه‌ای با لپ‌تاپم کار می‌کردم. آنقدر از به‌هم‌ریختگی صفحه نمایشم خجالت کشیدم که از آن موقع همیشه دسکتاپم را مرتب نگه می‌دارم.
اینکه پوشه‌های دیجیتالتان را چطور دسته‌بندی می‌کنید، بستگی به این دارد که راحت‌ترین روش برایتان در کار چیست. ایده‌های بالا فقط توصیه‌هایی برای شما هستند.

ایمیل هایتان را دور بریزید مگر اینکه...
هنگام تصمیم‌گیری درباره اینکه ایمیلی را نگه دارید یا نه از خودتان بپرسید: آیا لازم است این ایمیل را نگه دارم تا در آینده کارم راه بیفتد؟ آیا خواندن دوباره این ایمیل دانش، الهام یا انگیزه‌ای برای کار آینده‌ام فراهم می‌کند؟ آیا این ایمیل برق شادی را در من برمی‌انگیزد؟
رویکردی پیدا کنید که برای خودتان و کارتان منطقی باشد. همانند اسناد دیجیتال، تعداد معقولی پوشه مدنظر قرار دهید که به اضافه پوشه‌های فرعی جمعاً ۱۰ تا یا کمتر بشوند. چون می‌توانید ایمیل‌ها را جست‌وجو کنید، اگر پروژه‌ها مرتبط هستند، می‌توانید آن‌ها را در یک پوشه ذخیره کنید. بعد از اینکه صندوق پیامتان را پاکسازی و ایمیل‌ها را بایگانی کردید، سراغ پوشه‌های باقیمانده بروید. کارتان را با شناسایی پوشه‌هایی شروع کنید که ارزش دارد، نگهشان دارید. اگر همه پیام‌ها را ذخیره کرده باشید، بررسی هر ایمیل بسیار زمان‌بر می‌شود. پوشه‌هایی را که دیگر لازم ندارید، پاک کنید. چنین پوشه‌هایی برای من کلاس‌هایی هستند که قبلاً تدریس می‌کردم. مجدداً، مطمئن شوید که از هرگونه مقتضیات سازمانی یا صنعتی درباره نگهداری داده‌ها پیروی می‌کنید. همچنین به پوشه ایمیل‌های «ارسال‌شده» خود دست نزنید. این پوشه قابلیت جست‌وجو هم دارد و ارزش ندارد بخواهید به‌طور دقیق هر پیامی در آن را بررسی کنید.
در نهایت، ایمیل‌هایتان را روزانه پردازش کنید. وقتی پیام جدیدی می‌آید، طرز تفکرتان را از «نگه‌داشتن همه‌چیز» به «دورریختن همه‌چیز» تغییر دهید، مگر اینکه دلیل خوبی برای نگه‌داشتن ایمیلی داشته باشید.

نرم‌افزار‌های کمتر روی گوشی‌تان، یعنی حواس‌پرتی کمتر
هر آدم معمولی روزی ۸۵بار از تلفن هوشمندش استفاده می‌کند که بیش از پنج ساعت در روز می‌شود. این رفتار دلیلی دارد. بسیاری از نرم‌افزار‌ها مخصوصاً ساخته شده‌اند تا اعتیادآور باشند و می‌توانند حواسمان را از انجام کارمان پرت کنند. قضیه تکان‌دهنده این است. صرف حضور تلفن همراه می‌تواند عملکردتان را تضعیف کند، حتی اگر بی‌صدا روی میزتان باشد. اگر نرم‌افزار‌های کمتری روی گوشی‌تان داشته باشید، حواس‌پرتی‌هایتان کمتر می‌شود و دلایل کمتری دارید که تلفن را نزدیکتان نگه دارید. حالا گوشی‌تان را بردارید و نرم‌افزارهایتان را یکی‌یکی بررسی کنید. اول از خودتان بپرسید: آیا این نرم‌افزار لازم است؟ بعضی شرکت‌ها نرم‌افزار‌های مشخصی را برای کل کارکنان یا برای مشاغل خاص الزامی می‌دانند، پس باید آن‌ها را نگه دارید. بعد از خودتان بپرسید: آیا این نرم‌افزار کمکم می‌کند بهتر کار کنم؟ نرم‌افزار‌هایی را نگه دارید که باعث می‌شوند در شغلتان بهتر باشید یا شما را به زندگی کاری ایده‌آل‌تان نزدیک‌تر می‌کنند.
در نهایت از خودتان بپرسید: آیا این نرم‌افزار برق شادی را در من به وجود می‌آورد؟ نرم‌افزار‌هایی را نگه دارید که واقعاً از استفاده کردنشان لذت می‌برید.
بعد از اینکه درباره این سؤالات خوب فکر کردید، اگر نرم‌افزاری را پیدا کردید که ارزش نداشت نگهش دارید، پاکش کنید. اگر به هر دلیلی در آینده لازم شود، به‌راحتی می‌توانید دوباره دانلودش کنید و عموماً هم لازم نیست آن را بخرید. یادتان باشد، شما رئیس وسایل تکنولوژیکتان هستید. بگذارید تکنولوژی باعث پیشرفت زندگی کاریتان بشود و کمکتان کند واضح‌تر ببینید که چطور کارتان می‌تواند برایتان منبعی از خوشی باشد. وقتی اسناد دیجیتال، ایمیل‌ها و نرم‌افزار‌های تلفن هوشمندتان را مرتب می‌کنید، متوجه می‌شوید که آن‌ها فقط ابزار‌هایی برای کمک به کارتان هستند، نه یک انبار ذخیره که کل زندگی حرفه‌ای‌تان را آرشیو می‌کند.
نقل و تلخیص از: وب سایت ترجمان/ نوشته: ماری کوندو و اسکات سونِنشاین/ ترجمه: میترا دانشور
/ مرجع: Joy at Work

نظر شما
جوان آنلاين از انتشار هر گونه پيام حاوي تهمت، افترا، اظهارات غير مرتبط ، فحش، ناسزا و... معذور است
نام:
ایمیل:
* نظر:
پربازدید ها
عناوین پیشنهادی
آخرین اخبار