از نظر قانون، اسنادي كه در اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا نزد مأموران رسمي دولت در حدود صلاحيت آنها و بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند، سند رسمي است و قراردادي كه تحت عنوان قولنامه در بنگاههاي معاملاتي يا بيرون از آنجا تنظيم ميشود، سند عادي است. خريدار و فروشنده بايد نهايت دقت را در تنظيم آن داشته باشند تا بعدها دچار مشكل نشوند. يكي از نكاتي كه بايد به آن توجه شود اين است كه خريدار بايد مشخصات مالي كه قصد خريد آن را دارد با آنچه در سند قيد شده است، مطابقت دهد و مشخص شود كه مال در وثيقه يا رهن و يا در توقيف نباشد. استعلام از ثبت اسناد و استفاده از كد رهگيري در اينجا كارساز است. اگر مورد معامله ملك است، خريدار بررسي كند كه منضمات، ملحقات و مشاعات ملك به طور واضح در سند توصيف شده باشد مانند آب، برق،گاز، تلفن،پاركينگ، انباري و غيره. فروشنده بايد مشخصات ملك را در قولنامه مشخص كند مخصوصاً زماني كه اين مشخصات مربوط به عيب و نقص مورد معامله است. همچنين بايد مطمئن شود كه ملك مذكور در تصرف مستأجر نباشد و اگر اينگونه بود، لازم است مهلت و ضمانت اجراي بيرون رفتن مستأجر نوشته شود و نكته ديگر توجه به اين مسئله است كه ملك مشكل ثبتي نداشته باشد.