توانایی برقراری ارتباط شفاف و مؤثر با همکاران در محل کار، تیمهای کاری یا سایر واحدها یکی از پایههای کسب و کار موفق است. در محیط کسب و کاری که به سرعت بر اساس فناوریهای روز در حال تغییر است، موضوع مهارتهای ارتباطاتی مؤثر بیش از پیش اهمیت مییابد. توانایی برقراری ارتباط مؤثر اکنون دیگر حیاتیترین مهارت یک مدیر است. پنج نکته زیر میتواند به شما کمک کند مهارتهای ارتباطی خود را به طور کلی و همچنین برای موفقیت در شغل خود به طور خاص به حداکثر برسانید:
۱) واضح و مختصر پیام دهید: کلید ارتباط قدرتمند و متقاعدکننده- چه نوشتاری و چه گفتاری- وضوح و در صورت امکان اختصار است. قبل از هر نوع ارتباطی، اهداف و مخاطبان خود را مشخص کنید. تشریح دقیق و صریح آنچه میخواهید و چرایی آن را تعیین کنید. باید مطمئن شوید تمام اطلاعات لازم را در نظر میگیرد. همچنین به شما کمک میکند تا جزئیات بیربط را حذف کنید. از کلمات غیرضروری و ادبیات دوپهلو که میتواند در فهم دیگران از پیام شما اختلال ایجاد کند، اجتناب کنید. همچنین در حالی که ممکن است گاهی تکرار ضروری باشد، با دقت و کمتر از آن استفاده کنید. تکرار پیام این اطمینان را به شما میدهد که مخاطبان شما آن را دریافت کردهاند، اما تکرار بیش از حد میتواند باعث شود کلاً شما را حذف کنند.
۲) زودتر از موعد آماده باشید: قبل از شروع هر نوع ارتباطی بدانید که قرار است چه بگویید و چگونه آن را بیان کنید. آمادگی شامل تفکر در مورد کل ارتباط، از ابتدا تا انتهاست. در مورد اطلاعاتی که ممکن است برای تأکید بر پیام خود نیاز داشته باشید، تحقیق کنید. دقت داشته باشید چگونه به سؤالات و انتقادات پاسخ میدهید. سعی کنید موارد غیرمنتظره را نیز پیشبینی کنید.
۳) مراقب ارتباطات غیرکلامی باشید: حالات صورت، حرکات و زبان بدن ما اغلب میتوانند بیش از کلمات گویا باشند. ارتباط غیرکلامی میتوانند بین ۶۵ تا ۹۳ درصد بیشتر از کلام و گفتار تأثیر بگذارند.
۴) اهمیت لحن بیان: نحوه بیان چیزی میتواند به اندازه آنچه میگویید مهم باشد. مانند سایر نشانههای غیرکلامی، لحن شما میتواند به پیام شما قدرت و تأکید بیفزاید یا میتواند آن را کاملاً تضعیف کند. لحن میتواند عامل مهمی در بروز اختلافات و درگیریهای محل کار باشد. یک کلمه خوب با مفهوم مثبت باعث ایجاد حسننیت و اعتماد میشود. یک کلمه بد با مفاهیم نامشخص یا منفی میتواند به سرعت منجر به
سوءتفاهم شود.
۵) گوش دادن فعال را تمرین کنید: ارتباط همیشه دو یا چند نفر را درگیر میکند، بنابراین هنگام برقراری ارتباط موفق، گوش دادن به همان اندازه صحبت کردن، اهمیت دارد. گوش دادن فعال به این معناست که نه فقط کلماتی که شخص میگوید، بلکه کل پیام را بشنوید. به گوینده توجهی کامل و بیدریغ داشته باشید. ذهن خود را از حواسپرتیها و قضاوتها پاک کنید.
