این روزها در ایام هفته دولت و گرامیداشت کارمندان هستیم و چهارم شهریور نیز روز کارمند نام گرفته است. بیتردید شمار زیادی از مخاطبان کاشانه کارمند هستند پس بد نیست درباره محیطهای کارمندی چیزی منتشر کنیم، البته با رویکردی متفاوت. درباره شیوههای تشویق کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان مقالات متعددی نوشته شده که عموماً مبتنی بر نظریات رایج در این حوزه است. با یک جستوجوی ساده در گوگل یا مطالعه چند کتاب میتوان به فهرستی از موارد متعدد در این زمینه دست یافت که همه کمابیش شبیه هم هستند و نسخههای واحدی ارائه میدهند، اما معمولاً در سازمانها از شش نکته مهم در تشویقها غفلت میشود؛ مواردی که از جمله مهمترین نکات مغفول در این زمینه است.
۱) اولین نکته مهم در ارائه مشوقها شناسایی افرادی است که واقعاً باید تشویق شوند. در اکثر سازمانها افرادی تشویق میشوند که خدمت و محصول نهایی کار را به مدیران بالادست خود ارائه دادهاند نه کسانی که محصول یا خدمت را تولید کردهاند. در واقع بزرگترین مشوقها به کسانی تعلق میگیرد که در جایگاههای مدیریتی بالاتری هستند. به عنوان مثال یک مدیر محصول کار و تلاش و خلاقیت زیردستان را جمعآوری و در قالب عملکرد خود به مدیران بالاتر ارائه میدهد و در قبال آن تشویق میشود و در اکثر مواقع از کسی که باید تشویق شود حتی نامی هم به میان نمیآید. راهحل این مشکل این است که اولاً مدیران برای این موضوع آموزش ببینند و در سازمان روی این موضوع فرهنگسازی شود ثانیاً فرایندی تعریف شود که نام ارائه دهنده محصول یا خدمت حفظ شود. اکثر بیانگیزگیها در سازمانها ناشی از این است که کار به نام فرد دیگری تمام میشود.
۲) دومین نکته مهم، تشویق افراد متناسب با نیاز، درخواست و سلیقه آنان است، به عبارتی نوع و جنس تشویقها باید متناسب با درخواست کارکنان باشد. ممکن است یک کارمند در قبال کار مثبتی که انجام داده چند روز مرخصی تشویقی را به پاداش نقدی ترجیح دهد. یافتن ساز و کارهای مناسب برای این موضوع هر چند شاید دشوار به نظر برسد، اما نتایج چنین رویهای در ایجاد انگیزه برای کارکنان معجزهآفرین است.
۳) سومین نکته مهم در تشویق کارکنان سپردن کارهایی به آنان است که در آن علاقه و تخصص دارند. کلیشههای سازمانی معیارهایی همچون رستههای کمککارشناس و کارشناس و عناوین خشک این چنینی و همچنین تناسب رشته تحصیلی و سالهای سابقه کار را معیار احراز شغل در نظر میگیرد، در حالی که ممکن است یک کارمند امور مالی، علاقه، استعداد و خلاقیت بالایی در روابط عمومی داشته باشد.
۴) یکی دیگر از نکات مهم در تشویقها، تناسب میزان تشویق با نوع کار و خدمت انجام شده است. این نکته شاید در ابتدا خیلی بدیهی به نظر برسد ولی در عمل کمتر به آن توجه میشود.
برای کار و خروجی یک کارمند باید شاخصهایی را جهت میزان تشویق تعریف کرد که برخی از آنها به قرار زیر است:
- این کار فقط از عهده این یک نفر برمیآید و در مجموعه کسی قادر نیست به خوبی او این کار را انجام دهد.
- این کار او حساس است و نتیجه فوقالعادهای در کسب اعتبار مادی و معنوی برای مجموعه دارد.
- این کار او نتیجه سالها تجربه و تحقیق و مطالعه است لذا نتیجه یک ساعت کار او در واقع نتیجه یک عمر کار و تجربه است.
۵) یکی از آفتهای تشویق و بیاثر کردن آن ترسیم فرایندهایی کلیشهای برای تشویق است. مثلاً در فرمهای ارزیابی کارکنان مواردی همچون تعداد تقدیرنامهها، دورههای گذرانده شده، شرکت در کلاسهای آموزشی ضمن خدمت و... را برای ارتقای سازمانی یا تشویقهای اداری و مالی در نظر میگیرند. در حالی که این عوامل کلیشهای به هیچوجه سنجش مناسبی برای ارزیابی اثربخشی کارمند نیست. از اینرو باید راههای متعددی همچون تشخیص مدیر بالادست و اختیارات او برای تشویق کارکنان وجود داشته باشد. اعطای کارانه سه ماهه و شش ماهه و... به کارکنان از آن دست تشویقهای همگانی است که هیچگاه مبتنی بر سنجشهای درست و واقعی نبوده است. یکی از راهکارها برای فرار از کلیشهها در تشویقها، غافلگیرانه بودن تشویقهاست. درست در زمانی که انتظارش را ندارید در فیش حقوقیتان پاداش با ذکر دلیل آمده است یا سفر رایگان به همراه خانواده و...
۶) واقعیت تلخ بسیاری از سازمانها این است که بسیاری از کارمندان بیکار از امکانات و مزایای بیشتری برخوردار میشوند زیرا آنان وقت زیادی برای پیگیری امور رفاهی خود دارند ولی کارکنان تلاشگر که همه وقت و انرژی خود را روی کار میگذارند، معمولاً فرصتی برای پیگیری امور رفاهی خود پیدا نمیکنند. بهترین راه تشویق چنین کارکنانی این است که مدیران مجموعه، کسی را مأمور رسیدگی به امور رفاهی کارکنان کنند تا کارمندان وقتشان را فقط صرف کار و تلاش کنند.
