خبرنگار ما به منظور دريافت اطلاعات بيشتر در باره اين پروژه و اهداف آن با مهندس اکبر گلبو مدير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه فولاد مبارکه مصاحبهاي انجام داده است که ميخوانيد:
آقاي گلبو لطفاً در ابتدا، قدري درباره پيشينه و اهميت سيستمهاي اطلاعات مديريت در شرکت فولاد مبارکه توضيح دهيد:
همزمان با پيشبرد مراحل ساخت و راه اندازي شرکت فولادمبارکه اصفهان در دهه 70 ، مراحل طراحي و ساخت سيستمهاي اطلاعات و مديريت شرکت نيز برنامه ريزي، سازماندهي و اجراء شد. طي اين فرآيند همزمان با راه اندازي و بهره برداري از خطوط توليد اصلي شرکت درسال 1371، سيستمهاي اطلاعات مديريت نيز در قالبMIS (Management Information Systems) با مشارکت گروههاي تکنولوگي و برنامه نويسي از شرکت ILVA و همچنين همکاران شرکت فولادمبارکه در واحد EDP طي مدت حدود 4 سال طراحي، پيادهسازي و راه اندازي گرديد.
سيستم مذکور فعاليتهاي چه واحدهايي را تحت پوشش و حمايت قرار ميدهد و چه ويژگيهايي دارد؟
اين سيستم مشتمل بر کليه زيرسيستمهاي خريد، فروش، حسابداري عمومي، حسابداري صنعتي، برنامه ريزي و کنترل توليد، پرسنلي، تعميرات، حمل، برنامه ريزي هفتگي و حسابرسي داخلي بوده است؛ که از مهمترين ويژگيهاي آن ميتوان به يکپارچگي و همپيوندي کل سيستمها، پوشش فعاليتهاي اصلي و پشتيبان شرکت، ارتباط با لايه هاي اتوماسيون و ابزار دقيق، بلادرنگ ( Real Time) و برخط ( Online) بودن، قابليت اطمينان و در اختيار بودن منابع( Source Code) اشاره کرد.
آيا از ابتداي بهرهبرداري، سيستم اطلاعاتي يکپارچه فولاد مبارکه با همين حجم و توانايي به واحدها خدمت رساني مينمود؟
خير. سيستم MIS شرکت فولادمبارکه که طي سالهاي گذشته به تواتر و مداوما مورد بهبود، بازنگري وتوسعه قرار گرفته است به شکلي که از تعداد حدود 50 هزار برنامه در سال 72 هم اکنون در سيستم MIS بيش از 120 هزار برنامه و بيش از 11 هزار نوع گزارش متنوع وجود دارد که به جرأت ميتوان گفت که اين سيستمها نقش حياتي در پشتيباني کسب و کار فولاد مبارکه و رسيدن به 6 ميليون تن توليد فولاد بوده است.
طرح ارتقاء اين سيستمها عملاً از چه زماني آغاز شد؟
در سال 1389، همزمان با نگهداري وپشتيباني سيستمهاي موجود، با توجه به نيازهاي جديد کاربران، پيشرفتها و امکانات جديد تکنولوژي و محدوديتهاي انتقال تکنولوژي، پس از انجام مطالعات وتحقيقات بسيار برروي انواع راهکارهاي ارتقاي سيستمها، همچون استفاده از ERPهاي موجود، تهيه محصولات نرم افزاري و يا بازنويسي سيستمهاي قبلي برروي تکنولوژي جديد بررسي شده و نهايتا راهکار ترکيبي ارتقاء زيرساخت و سيستمهاي اطلاعاتي مبتني بر Oracle همگام با بهينه کاوي از بهترين تجارب دنيا انتخاب گرديد.
آيا در انجام اين کار حساس و بزرگ شرکتهاي خارجي هم دخيل بودند يا فقط از تواناييهاي بومي استفاده شده است؟
انجام اين طرح توسط شرکت ايريسا و با نظارت و مديريت واحد سيستمها و فنآوري اطلاعات و همکاري کليهي واحدهاي فولاد مبارکه در حال انجام است؛ که به نوبه خود يکي از بزرگترين طرحهاي بومي سازي شده در سطح کشور در حوزه IT ميباشد، که در اين زمينه بي نظير بوده؛ بويژه اين که اين طرح به لحاظ صرفه اقتصادي و کاهش هزينه ها در مقايسه با خريد سيستمهاي آمادهي خارجي و ساير روشها نيز منحصر به فرد است.
به منظور آگاهي هرچه بيشتر خوانندگان خبرنامه قدري بيشتر در باره مزاياي اجراي اين پروژه و روش مديريت آن توضيح دهيد.
از آنجا که مهمترين و عمدهترين چالش در حوزهي فناوري اطلاعات در شرکتهاي توليدي بويژه کارخانههاي عظيم، موضوع پشتيباني فناوري از سيستمها ميباشد؛ يکي از مزاياي عمدهي اين پروژه، در اختيار داشتن متن برنامهها يا Source Code بوده که نگهداري، پشتيباني و توسعه سيستمها را ميسر مي سازد. در اين خصوص، طرحي مشتمل بر 69 پروژه در 10 حوزه فرآيندي سطح شرکت تعريف گرديد که در حوزههاي مختلف پروژههاي اختصاصيتري تعريف و اجرا گرديد که آخرين اطلاعات آن طبق جدول حاضر قابل ملاحظه است.
اين پروژه در چند مرحله آغاز و در حال انجام است؟
انجام اين پروژه به 4 فاز تقسيم شد، که پس از انجام مديريت فرآيندي در سطح شرکت فاز اول آن، با عنوان شناخت وضعيت موجود و جمع آوري وتحليل نيازهاي کاربران انجام پذيرفت. خروجي اين فاز، مدارک مصوب تحت عنوان معماري کاربرد و معماري کسب و کار براي تک تک پروژهها ميباشد، که پس از تائيد نهايي در اختيار پيمانکار مربوطه (شرکت ايريسا) جهت فاز طراحي و ساخت قرار گرفت.
درمرحله طراحي و ساخت سيستمها، باتوجه به شناخت انجام پذيرفته، پايگاههاي داده طراحي و ايجاد گرديدند. همچنين فرمهاي ورود اطلاعات و فرم هاي پايه طراحي و ايجاد شدند. در ادامه، سايرفرمها و گزارشهاي سيستم و همچنين برنامه ها و رويه هاي ايجاد ارتباطي بين فرمها در حال طراحي و پيادهسازي هستند. بطور کلي برنامه اين واحد در زمينه پروژه، اتمام فاز ساخت عمده پروژه ها تا پايان سال 92 و مابقي پروژهها در نيمهي اول سال 93 ميباشد که بتوان در ابتداي سال 93 طبق متدولوژي انتقال و استقرار، سيستمها را يکي پس از ديگري به محيط جديد در قالب IS_Suite وارد نمود. بنابراين اميدواريم طبق برنامه ريزي انجام شده، استقرار عملياتي اين طرح باحمايتهاي کليه معاونين، مديران و کارکنان واحدهاي ذيربط و همچنين آماده سازي زيرساختهاي لازم طبق برنامه تا پايان سال 1393 انجام شود.
چه تمهيداتي براي اجراي موفقيت آميز اين پروژه در نظر گرفتهايد؟
از آنجاکه پروژههاي IT به دلايل مختلف در سطح دنيا معمولا با شکست مواجه مي شوند، با تمهيدات صورت پذيرفته و آسيب شناسي انجام شده سعي براين است؛ موارد عمدهاي که مانع پيشرفت پروژه ميگردند شناسايي و تحت کنترل قرار گيرد. جلسات هفتگي راهبري پروژهها با ارکان آن، ارائه چالشهاي پروژه بصورت ماهيانه و پيگيري آن بصورت هفتگي و کنترل ماهيانه پيشرفت پروژه با شرکت پيمانکار، همچنين جلسات متعدد با مديران و کارکنان مرتبط با سيستمها در کليه معاونتها و در سطح شرکت وتدوين طرحهاي تست، انتقال، استقرار، آموزش کاربري و مستند الگوي ارتباطي ارکان پروژه، مثالهايي از فعاليتهاي انجام شده در جهت کنترل و پايش پيشرفت صحيح پروژه مي باشند.
اين مستندات حاوي دانشهاي بسيار ارزنده و ذيقيمتي است که در اين طرح بزرگ ايجاد و بمنظور مديريت صحيح پروژه ايجاد شدهاند؛ که انتظار مي رود با اين تمهيدات در آينده با مشکلات جدي مواجه نگرديم، اما اطمينان از پيشرفت صحيح پروژه بويژه هم اکنون که فاز ساخت مراحل نهايي خود را ميگذراند و آماده ورود به فاز انتقال هستيم تنها با حمايت کل بخشها از سطوح مديريتي و کارشناسي تا لايه کاربري اين سيستمها امکان پذير مي باشد.
در فاز انتقال سيستمها، علاوه برنصب سيستمهاي طراحي شده و ايجاد شده در محيط تست، اين سيستمها بايستي توسط کاربران اصلي ( Power Users ) تست شده و مورد پذيرش واقع شوند. به موازات اين فعاليتها، بايستي پاکسازي و انتقال اطلاعات سيستم قبلي به سيستم جديد وهمچنين آموزش کاربري نيز صورت پذيرد.
پس از اتمام فاز انتقال ، به فاز استقرار وارد مي شويم که بامرحله Cut Over يعني با قطع و کنار گذاري سيستم قبلي خاتمه مي يابد.
چه چالشهايي بر سر راه اين پروژه وجود دارد؟
از آنجا که اين طرح داراي سه رکن اصلي کاربران، راهبران و مجري ميباشد در هر يک از اين سه رکن با چالشهايي مواجه هستيم که مجال توضيح و توصيف يک يک آنها نيست؛ اما بصورت خلاصه ميتوان به اين مسايل اشاره نمود:
فعاليتهاي اين طرح بزرگ همزمان با فعاليتهاي جاري شرکت در حال انجام است؛ که مستلزم صرف نيرو و زمان بسياري از سوي راهبران پروژه ها ميباشد. ذکر اين نکته ضروريست که راهبران پروژهها در واحد ITS هم اکنون در حال نگهداري و پشتيباني سيستمهاي اطلاعات مديريت فعلي شرکت نيز هستند.
با توجه به Tailor Made بودن پروژه و يا ساخت سيستم با توجه به نيازهاي کاربران، يک پروژه دانش محور با پيچيدگيهاي فراواني خواهد بود که در شرکت بينظير بوده است و هيچ شرکتي در ايران تجربه طراحي، ساخت و پيادهسازي چنين پروژهاي را نداشته است. شرکت ايريسا نيز بعنوان مجري، از اين قاعده مستثني نبوده و ضعف تجربه در اين زمينه، پيشرفت پروژه را با کندي مواجه نموده است؛ که با توجه به بدنهي مديريتي و کارشناسي اين شرکت انتظار ميرود تاخيرات گذشته تا حدودي جبران گردد.
چالش ديگر در حوزه کاربري است که با توجه به فعاليتهاي جاري بايستي کاربران، بخصوص افرادي که بعنوان کاربر اصلي اين پروژهها معرفي شدهاند بتوانند همکاري نزديکي با اين پروژهها داشته باشند که بحق تاکنون نيز مضايقهاي در اين زمينه نداشتهاند اما هر چه به مراحل انتهايي اين پروژهها نزديک ميشويم همکاري و معاضدت بيشتري را طلب مينمايد.
چالش مهم ديگر، درخصوص تکميل اطلاعات پايهي برخي از سيستمهاست. برخي از سيستمها، با توجه به نيازهاي کاربران، تغييرات ماهيتي زيادي در طراحي داشتهاند که مستلزم بازنگري حجم زيادي از اقلام اطلاعاتي است؛ که بايستي توسط کارشناسان و متخصصين امر در حوزهي کاربري در سيستم بارگذاري گردد. اين گام مهم، چنانچه بخوبي انجام نپذيرد؛ نه تنها نميتوان از مزاياي سيستم استفاده نمود بلکه بعضاً کارکرد اصلي سيستم را نيز با مخاطره مواجه خواهد نمود.
يکي از چالشهاي مهم ديگر، آموزش بيش از 14 هزارکاربر در زمينهي استفاده از سيستم است؛ که با برنامهريزيهاي صورت پذيرفته در حال انجام است؛ اما چنانچه اين آموزشها توسط کاربران جدي گرفته نشود؛ بالطبع استفاده از سيستم مشکل خواهد بود.
در فاز استقرار برخي از سيستمها، بمنظور اطمينان از کارکرد صحيح سيستم و يکپارچگي آن با ساير سيستمها لازم است که مدتي دو سيستم فعلي MIS و سيستم جديد EIS با هم کار نمايند. از اينرو در مدت زمان مشخصي کاربران بايستي همزمان از هر دو سيستم استفاده نمايند؛ که در صورت عدم همکاري لازم قطعاً پيشرفت پروژه با کندي مواجه خواهد شد.
سخن آخر؟
اين طرح بزرگ، علاوه بر بومي سازي دانش سيستمهاي اطلاعاتي نوين Enterprise Information Systems که با مخفف EIS شناخته ميشود؛ در دنيا با محدودهي پوششي کل فرآيندهاي اصلي و پشتيبان شرکت، در فولاد مبارکه براي اولين بار در کشور در حال انجام است. همچنين اين سيستمها کليه سطوح فرآيندي شرکت را آنگونه که متوليان فرآيند خواستهاند مکانيزه خواهد نمود. بديهي است پيشرفت پروژه تا کنون غير از حمايت، تلاش و پشتکار کليه ارکان پروژه در حوزههاي کاربري، راهبري و مجري نبوده است و به مدد الهي و تلاش همه همکاران با موفقيت به پايان خواهد رسيد. در خاتمه از حمايتهاي کليه سطوح مديريتي شرکت و کارشناسان و کارکنان مربوطه و همچنين کارکنان واحد ITS و مديران و کارشناسان شرکت ايريسا که کليهي فعاليتهاي پروژه را حمايت و پيگيري مينمايند، تشکر و قدرداني ميگردد.
