تنوع فعالیت های یک مدیر بسیار زیاد است و هیچ مدیری نمی تواند برای انجام کارهای مربوط به شغلش تنها برکوشش های فردی خود تکیه کند .بیشترصاحبنظران و نویسندگان مدیریت درمورد وظایف اساسی ومشخصی که مدیران انجام می دهند، دنبال رو پایه گذار تخصص گرایی یا پدرمدیریت اداری" هنری فایول" می باشند ،اوفعالیت های مدیریتی مدیران را شامل : برنامه ریزی،سازماندهی ، فرماندهی(رهبری) ، هماهنگی(کارگزینی) ،کنترل( نظارت) می داندومجموعه آنها را فرآیند مدیریت می خواند. در میان این فرآیند اهمیت جایگاه "برنامه ریزی وکنترل " به عنوان اولین وآخرین وظیفه یک مدیردر سازمان ، تا حدی است که برخی از علمای مدیریت ازآن بعنوان دوقلوهای مدیریت نام می برند.آنان نقش برنامه ریزی را درمرحله تدوین انجام کار ونقش کنترل را درمرحله ارزیابی کارجستجووتعریف می نمایند،از این منظراین نوشته سعی داردکه ارتباط مفهومی بین این دووظیفه را توصیف وبیان نماید که هرکدام چه نقشی درسازمان برعهده دارند وچگونه انجام می شوند.
مقدمه :انسان هابزرگترین منبع در اختیار مدیران هستند .هیچ ماموریتی درسازمان نیست که بدون علاقه ،تعهد وایثارکارکنان آن به انجام واقعی برسد.مدیران موفق قدرت تعهدرامی دانند وباور دارندکه پیگیری بی وقفه اهداف سازمانی رمز موفقیت فعالیت شان است.به عبارتی ،تنها باوری که جزء جدانشدنی موفقیت محسوب می شود تعهد است .درکنار توجه به عوامل انسانی درسازمان ،درک اینکه مدیریت "ترکیب وتلفیقی از علم وهنراست "راباید مد نظر قرارداد.هرچند که امروزه از منظری علمی وتخصصی به مدیریت نگریسته می شود،امااین دانش به خلاف علوم دیگری چون پزشکی ،به خاطر داخل شدن عوامل بسیار انسانی ومتغیرهای بسیاری که مدیران با آن سروکار دارند ،خام وغیر دقیق است .لیکن این دانش می تواند در عمل ،مدیریت را مانند دیگر زمینه های علمی (موسیقی ،ورزش و...)به نوعی هنر ارتقاء دهد.درواقع بخشی از مدیریت رامی توان از طریق آموزش فرا گرفت وبخشی دیگر را ضمن کار باید آموخت .آن بخشی راکه با آموزش فرا گرفته می شود علم مدیریت گویند وبخشی را که موجب به کار بستن اندوخته ها در شرایط گوناگون می شود هنر مدیریت نامند. به عبارتی سخن علم دانستن است وهنر توانستن .دانستن اینکه یک مدیر در مقابل شرایط مختلف داخلی سازمان ودرمواجهه با رقبای بازار چه نوع اهداف وبرنامه ها یی را دنبال کند ،بینش علمی وهنرمندی در به کا رگیری دانش مدیررا می طلبد.
مفاهیم برنامه ریزی : برنامه ، نوعی تعهد به انجام فعالیتهای معین برای تحقق هدف به شمار می آید ودرتعریف دیگر، برنامه یعنی بیان روشن ومشروح ازمقاصد وتصمیمات است . برنامه خروجی فرآیند برنامه ریزی است وکلمه برنامه ریزی خود دارای تعاریف و انواع گوناگون است . اما آنچه که از تعاریف مختلف دریافت می شود شامل : "تعیین هدف هاومعیارها ،تهیه وتنظیم مقررات وروش های انجام کار برای وصول به هدف ،تهیه برنامه ها(هم برای خود وهم برای آنهایی که با وی کار می کنند)،پیش بینی ،پیش گویی یا طرح ریزی برای بعضی از رویدادهای آتی "می باشد.
برنامه ریزی از جنبه ماهیت به اقسام :برنامه ریزی فیزیکی ،برنامه ریزی سازمانی ،برنامه ریزی فرآیند ،برنامه ریزی مالی ،برنامه ریزی وظیفه ای وبرنامه ریزی عمومی تقسیم می شودکه دراینجا منظور از برنامه ریزی ،برنامه ریزی از نوع عمومی است که معمولاٌ تمام دیگر انواع برنامه ریزی را درخود دارد. برنامه ریزی در مفهوم عمومی آن به معنای مشخص نمودن طرح کار و نقشه برای حرکت های آینده و نوعی تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد تا به هدف برسیم می باشد . برنامه ریزی فکرکردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرآیندی است که می تواند درانجام این امور مورد استفاده قرارگیرد.برنامه ریزی ،تصمیم گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرآیند برنامه ریزی مجموعه ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می شود.برنامه ریزی می تواند برای زمان حال یا آینده انجام شودودارای محاسن ذیل است:۱-تحقق اهداف سازمان ۲-به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیم ها کمک می کند ۳-به اجرای منظم طرح ها وتحقق اهداف سازمان کمک می کند ۴-فقط بابرنامه ریزی موثر می توان سازمان را با رشد سریع فن آوری در محیط تطبیق داد۵- موجب تسریع رشد اقتصادی در سطح کلان می شود ۶- برنامه ریزی مالی وبودجه بندی ابزاری برای کنترل فعالیت ها محسوب می شود ۷-به تقویت روحیه کارگروهی کمک می کند وبه افزایش کارآیی سازمان می انجامد.
مفاهیم کنترل : هدف اصلی کنترل درمدیریت یافتن انحرافات واصلاح آن ها است.کنترل فعالیتی است که بایدها را با هست ها ، مطلوبها را با موجودها ، پیش بینی ها را با عملکردها مقایسه کرده و تصویر واضحی از اختلاف یا تشابه بین این دو گروه از عوامل را در اختیار مدیر و مسئول مربوطه قرارمی دهد . به عبارت دیگر مفهوم کنترل در اداره یک سازمان عبارت است از فعالیتی منظم که ضمن آن نتایج مورد انتظار در قالب استانداردهای انجام عملیات ، معین می شوند تا اختلافات و انحرافات مشاهده شده ارزیابی و میزان اهمیت آنها مشخص گشته تا اصلاحات لازم برای تحقق هدفها وماموریت ها ی سازمان انجام گیرد .از این رو فراگرد کنترل را متشکل از چهار مرحله اصلی زیر می دانند :۱-تعیین معیارها وضوابط کنترل ۲-مقایسه نتایج عملکردها با معیارها واستانداردهای تعیین شده ۳- تشخیص میزان انحرافها وبررسی علل بروز آنها ۴- تنظیم واجرای برنامه ها وعملیات اصلاحی
دلایل اهمیت داشتن برنامه ریزی وکنترل : اگرچه علمای مدیریت اولین و مهمترین وظیفه مدیران را برنامه ریزی دانسته و در انتهای وظایف نقش کنترل و نظارت برعملکرد را در زمان بیان وظایف اساسی و مشخص یک مدیر اعلام می نمایند ولیکن همه توافق دارند که اهمیت هرکدام از وظایف بدون ارتباطاتی که با دیگر وظایف دارند به تنهایی جوابگوی اداره یک سازمان نیست.
برنامه ریزی نیازمند تصمیم گیری ، یعنی انتخاب از بین گزینه های ممکن می باشد و امری جاری است و در تمام اجزاء سازمان باید نفوذ کند .وبه عبارتی فرآیندی دارای مراحل مشخص وبه هم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم درقالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات است . لزوم برنامه ریزی برای کلیه مدیران بلند پایه و دون پایه است و منظور از آن پیش بینی یا پیشگویی واقعه هایی است که به احتمال زیاد در آینده اتفاق خواهد افتاد . در واقع پیش بینی ممکن است خالی از خطا نباشد ولی بدون آن تیردر تاریکی انداختن است .
باتوجه به تعریف کنترل مشخص است که کنترل باید وسیله ا صلاح باشد نه تنبیه و مجازات . اصولا ٌهدف سیستم کنترل، اصلاح عملیات و جلوگیری از انحرافات است بنابراین باید به گونه ای این سیستم طراحی و تنظیم شودکه حتی المقدور از بروز انحرافات جلوگیری کرده و درصورت بروز انحرافات نیز راه حل و طریق اصلاح ارائه دهد . بنا به نظریه یادگیری اجتماعی آدمی به شرطی می تواند رفتارش را کنترل کند که آن را روشمند سازد و با پاداش و تنبیه تقویت کند ، از طرفی اجرای سیستم های کنترل در یک سازمان باید با توجه به واقعیت های اجتماعی ، سیاسی ، حقوقی ، اقتصادی ، فرهنگی و تکنولوژی موجود، محیط یک سازمان طراحی شوند . خاتمه اینکه اعمال برنامه ریزی نشده نمی توانند کنترل شوند ، چون کنترل شامل حفظ فعالیتی در مسیر مشخص یا تصحیح انحرافات مربوط به برنامه ها می باشد . بنابراین برنامه ها استانداردهای کنترل را فراهم می نماید .
جایگاه برنامه ریزی وکنترل در هدایت سازمان :درسنوات اخیر با تغییرات شگفت آوری که سازمان هارا احاطه کرده است ،مدیران به فراست دریافته اندکه با تعیین اهداف وماموریت های سازمان در دراز مدت بهتر می توانند برنامه های خودرا به ثمر رسانند .ازطرفی می بینیم که عدم آگاهی برخی از مدیران به وظایف خویش ،باعث تبدیل آنان به یک انسان سرهم بند می شودواحتمال مواجهه سازمان بامباحث بیهوده و وقت گیر غیرسازمانی را زیاد می نمایند تا جاییکه ممکن است از ماموریت واهداف وجودی سازمان خود فاصله بگیرند.البته درمواقع اضطراری این سرهم بندی نوعی مدیریت به نظر می رسد اما این نوع مدیریت اضطراری ،ناقص وچنین مدیری بیمار است. از این منظر ضرورت توجه واهمیت به وظایف ومهارتهای مدیریت واجرای آنها درسازمان اهمیت می یابدومورد توجه ذینفعان داخلی وبیرونی سازمان قرارمی گیرد.
تعریف نمودن مقصود اصلی یک موسسه، اولین گام در فرآیند برنامه ریزی است .براین اساس است که می توان دریافت که چه کاری داریم می کنیم ومقصوداصلی تولید یا خدمتی راکه موسسه به جامعه عرضه خواهد کرد به وضوح روشن می سازد.درمیان فعالیت های مدیر برنامه ریزی برسایر وظایف مدیران ،اولویت داردومقدم برآنان است ،البته وظایف مدیریت همه با هم مرتبط هستند و قابل تفکیک نیستند ولی درمیان آنها ،برنامه ریزی از اهمیت واولویت خاصی برخوردار است بویژه برنامه ریزی وکنترل که باهم رابطه ای نزدیک دارند،به طوریکه می توان گفت :بدون برنامه ریزی،امکان کنترل وجود ندارد.به عبارت دیگر اعمال برنامه ریزی نشده نمی توانند کنترل شوند،چون کنترل شامل حفظ فعالیتی در مسیر مشخص یا تصحیح انحرافات مربوط به برنامه ها می باشد.بنابراین برنامه ها استانداردهای کنترل را فراهم می نماید.
لازمه برنامه ریزی هدف ومقصود است ودرهدایت یک سازمان اهداف ومقاصد گوناگونی نیز تنظیم می شود،که مهمترین آنهادربخش برنامه ریزی سازمانی ،عبارتست از:برنامه ریزی راهبردی (استراتژیک یا بلند مدت)-برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی یا کوتاه مدت)- و برنامه ریزی تخصصی که در بعضی از کتب آمده است. دربخش کنترل نیزچهارنوع سیستم رابرای هدایت سازمانی بیشتر،مورد توجه قرار می دهند که عبارتند از :
۱-سیستم های کنترل تشخیصی :مدیران را قادر می سازند تا وضعیت بخش های مختلف سازمان را از حیث عملکرد وسلامت کنترل کنند.
۲-سیستم های کنترل ارزشی:سازمان ها با استفاده از این سیستم در صدد هستن تا با تبیین دقیق ارزش ها ورهنمودهای مدیران عالی ،زمینه پذیرش مشتاقانه کارکنان رافراهم آورند.
۳-سیستم های کنترل تحدیدی :اگر می خواهید کارکنانی خلاق و کارآفرین داشته باشید به جای تعیین کارهایی که باید انجام دهند بگویید که چه کارهایی را نباید انجام دهند.
۴-سیستم های کنترل تعاملی :این سیستم همانند سیستم های رسمی کسب اطلاعات در اختیار مدیران است تابطور منظم آنها را در جریان تصمیمات کارکنان قرار دهند.
نتیجه گیری:
۱- برنامه ریزی و کنترل دو قلوهای جدا نشدنی مدیریت هستند و وجود یکی بدون دیگری بی معناست . البته همه وظایف مدیریت با هم مرتبط هستند و قابل تفکیک نمی باشند بویژه برنامه ریزی و کنترل که با هم رابطه ای نزدیک دارند . در واقع این دو مثل دو تیغه قیچی هستند که بدون وجود یکی از آنها کار بریدن غیرممکن است .
۲- برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است ، به طوری که می توان گفت : بدون برنامه ریزی امکان کنترل وجود ندارد .
۳- کنترل ونظارت در مدیریت لازم است ولی اگر تا حد سرک کشیدن کارکنان ومدیران دروظایف یکدیگر تنزل پیدا کند ودر فاصله های زمانی کوتاه تکرار شود نشانه ضعف ونقص سیستم سازمان ومدیریت آن خواهد بود .
۴-ماموریت واهداف سازمان بدون تعهد ،تلاش وبرنامه ریزی مدیران وکارکنان به نتیجه نخواهدرسیدضمن آنکه با بهره گرفتن از وظایف کامل مدیریت ،علی الخصوص برنامه ریزی وکنترل بعنوان اولین وآخرین وظیفه مدیریت است که فعالیتهای سازمان ، ابتدا تا انتها نظام یافته می شود .
منابع :
۱- غلامحسین سلیمانی راد، دانشجوی کارشناسی ارشد دانشگاه آزاد اسلامی ،واحدعلوم وتحقیقات soleimani۲۸۱۸@yahoo.com اصفهان ،گروه مدیریت اجرایی وکارشناس شرکت مخابرات اصفهان ۲- مبانی مدیریت - گری دسلر - داود مدنی - ناشر : پیشبرد
۳-مدیریت عمومی –دکتر سید مهدی الوانی –ناشر :نشر نی
۴-تئوری های مدیریت – داور ونوس ومهرداد پرچ – ناشرمهربان نشر
۵- نظریه های عمومی مدیریت – سروش اصلانی و . . . - نشر نگاه دانش
