سرویس سبک زندگی جوان آنلاین- ساحل گرامی (دکترای تخصصی روانشناسی): حتماً تا به حال زیاد شنیده‌اید که برخی افراد می‌گویند ۲۴ ساعت شبانه‌روز برایم کم است... کاش چند ساعت اضافه داشتم... من دقیقه نودی هستم... هر کاری را در لحظه آخر انجام می‌دهم... از شنبه آینده رژیم را شروع می‌کنم... و جملاتی شبیه این. در بیشتر مواقع شخص به ۶۰ سالگی می‌رسد، اما همچنان کارهایش را دقیقه نودی انجام می‌دهد یا آن شنبه موعود هیچ وقت نمی‌رسد و فرد هیچ‌گاه ورزشکار نمی‌شود. به عبارت دیگر این حلقه معیوب هیچ‌گاه شکسته نمی‌شود و برای همیشه با فرد باقی می‌ماند. مدیریت زمان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کار‌های خود را سر وقت انجام دهید و هیچ‌گاه دچار کمبود زمان نشوید. به راستی چه دلایلی وجود دارد که فرد قادر نیست زمان خود را مدیریت کند و در این مقوله احساس درماندگی می‌کند؟
در برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری، یکی از اصول بسیار مهم توجه به توانایی، استعداد و امکانات است. بدون در نظر گرفتن این موارد فرد هدف‌هایی را انتخاب می‌کند که منطقی نیست و در انتها چیزی جز سرخوردگی و ناکامی برای فرد به ارمغان نمی‌آورد. برای مثال مردی که بدون هیچ‌گونه سابقه‌ای در تجارت و بازرگانی دست به معاملات بزرگ می‌زند و یا توقع وام‌های بانکی با مبلغ زیاد دارد، زمانی که با موانعی در رسیدن به اهدافش روبه‌رو می‌شود، به شدت دچار ناکامی می‌شود. مورد دیگر این پدیده در مورد افراد چاقی است که در اولین جلسه رفتن به باشگاه به مربی تأکید می‌کنند که دوست دارند در مدتی کوتاه هیکلی مانند او درست کنند و یا شخص مسن و با سن و سال بالا هدف‌هایی غیر قابل دسترس برای خود متصور می‌شود و شرایط جسمانی و سنی خود را لحاظ نمی‌کند.
اولویت‌بندی مسائل و ارزش دادن به هر یک بر حسب اهمیت بسیار مهم است. اگر بخواهیم با مثالی واضح‌تر توضیح بدهیم، در نظر بگیرید دانشجویی برای امتحان پایان ترم باید یک کتاب ۵۰۰ صفحه‌ای را در دو روز مطالعه کند. همزمان با این مسئله او به یک مهمانی هم دعوت شده است. حال اولویت‌بندی او میزان موفقیت را تعیین می‌کند. اینکه از این دو مورد کدام یک فدای دیگری می‌شود و به نفع دیگری کنار می‌رود. در این آیتم باید سود و زیان هر تصمیم در ذهن فرد کاملاً روشن شود و فرد طبق آن اولویت‌بندی کند. مسئله اولویت‌بندی در بسیاری اوقات علت اختلافات زناشویی به حساب می‌آید. چون مرد یا زن بیشتر تمرکز خود را روی کار می‌گذارند و از خانواده یا همسر غافل می‌شوند. انتخاب اولویت بسته به شخصیت افراد متفاوت است و ممکن است کسی کار یا شخص دیگری خانواده را ترجیح دهد.
مورد مهم دیگر ضعف در سپردن مسئولیت به دیگران است. حتماً این ضرب‌المثل را شنیده‌اید که گفته می‌شود اگر کار را به بچه بسپاری، باید خودت دنبالش بروی تا آن کار انجام شود. این آیتم دقیقاً به این مسئله اشاره می‌کند. گاهی فرد برای کم کردن مسئولیت خود کاری را به دیگری می‌سپارد، اما در نهایت خودش باید کار را رتوش کند و به سرانجام برساند. پس تشخیص اینکه چه کار‌هایی را حتماً خودمان انجام دهیم، چه کار‌هایی را به دیگران بسپاریم و از آن مهم‌تر کار را به چه کسی واگذار کنیم بسیار مهم است. اگر قرار است برای نظافت خانه کارگر بیاوریم، اما خودمان پا به پای او کار کنیم، کاری عبث انجام داده‌ایم. اگر نوشته‌ای را برای تایپ به تایپیست داده‌ایم، اما باید خودمان ویرایش نهایی را انجام دهیم، کاری جز دوباره‌کاری انجام نداده‌ایم. پس لزوم سپردن کار به افراد ماهر و کاربلد ضرورت دارد.
کمال‌طلبی موضوع قابل بررسی دیگر در این زمینه است. افراد کمال‌گرا تمایل دارند هر کاری را بدون هیچ عیب و نقصی انجام دهند و به کمتر از ۲۰ قانع نیستند و نمره ۱۸ یا ۱۹ در کار آن‌ها را راضی نمی‌کند. همین باعث می‌شود این افراد کاری را شروع نکنند. چون همیشه منتظر بهترین شرایط هستند و اگر کاری را شروع کردند به شدت کند و وسواسی عمل می‌کنند، چون کوچک‌ترین نقص آن‌ها را به‌هم می‌ریزد و آن‌ها احساس اجبار می‌کنند که آن نقص را درست کنند. برای مثال آن‌ها برای برپایی یک مهمانی عصرانه تلاش و زمانی در حد یک جشن مفصل صرف می‌کنند و به خود بیش از اندازه سخت می‌گیرند.
گاهی اوقات مشکل اصلی و دردسرساز عدم شناسایی صحیح مشکل است. این کار عملاً باعث اتلاف وقت بسیاری می‌شود، چون به جای داشتن یک دید کلی و در نظر گرفتن تمام جوانب، به مشکل اصلی تمرکز نمی‌شود و زحمات هدر می‌رود. مانند سخن معروفی که می‌گوید تشخیص درست و بجا نصف درمان است. در غیر این صورت باید یک به یک تمام اعضا و ارگان‌های بدن آزمایش شوند تا مشکل اصلی رو شود.
اهمال‌کاری نیز موردی مهم است. اهمال‌کاری به معنای انجام ندادن کار‌ها در زمان مناسب و موکول کردن آن به فرصت‌های آتی است. در حالی که همین امر باعث تلمبار شدن انبوهی از کار‌ها می‌شود و فرد به یک‌باره ترجیح می‌دهد هیچ کدام را انجام ندهد یا تحت فشار زمانی در یک مدت کم حجم فراوانی از کار‌ها را به سرانجام برساند و استرس زیادی را متحمل شود.
گاهی نیز افراد به ناچار و یا از روی رودربایستی ناچار به پذیرفتن مسئولیتی می‌شوند و همین باعث می‌شود نتوانند زمان خود را برای انجام آن کار مدیریت کنند. مثلاً دوستی از آن‌ها درخواست می‌کند تا از فرزند خردسالش نصف روز مراقبت کند. او با علم به این که باید خرید کند و به کار‌های عقب‌مانده خانه رسیدگی کند چنین چیزی را می‌پذیرد و کاملاً از برنامه خود عقب می‌مانند. پس آموختن مهارت نه گفتن در این مواقع بسیار به کمک فرد می‌آید و باعث می‌شود او به کارهایش برسد.
به شما پیشنهاد می‌شود لیستی درست کنید و در آن مواردی که در ادامه می‌آید را بگنجانید، چون افراد قادر نیستند تمام مسائل را در ذهن خود نگه دارند:
۱- برنامه‌زمانی مشخص: اینکه باید در هر ماه، هر هفته و هر روز دقیقاً چه کار‌هایی انجام دهید.
۲- اولویت‌بندی: کار‌هایی که باید انجام شوند را اولویت‌بندی کنید و به ترتیب بنویسید.
۳- تماس‌ها: لیست افرادی که باید با آن‌ها تماس بگیرید را مشخصاً بنویسید.
۴- گفتنی‌ها: این که باید به هر کس چه چیزی بگویید، یادداشت کنید تا یادتان نرود.
از اوقات بیکاری و زمان‌های مرده‌تان استفاده کنید. مثلاً اگر ماه‌هاست که کتابی گرفته‌اید، اما هنوز نخوانده‌اید آن را در کیف‌تان بگذارید و در مترو، تاکسی و یا در اتاق انتظار بخوانید. یا نسخه صوتی کتاب‌ها را تهیه کنید تا در هنگام رانندگی گوش کنید. الگوی خواب مناسبی ایجاد کنید. اگر می‌خواهید زودتر از خواب بیدار شوید و احساس خستگی و خواب‌آلودگی نداشته باشید باید در یک دوره ۳ تا ۴ روزه هر روز ۱۵ دقیقه زودتر از خواب بیدار شوید تا در این صورت سازگاری بدن خود را با الگوی مناسب خواب تضمین کنید. از ناهار سالم و مغذی غافل نباشید. این امر به شما اجازه می‌دهد تا در طول روز سطح انرژی خود را ثابت نگه دارید و احساس خستگی نکنید. همین امر باعث انجام کار‌ها با توان بیشتر می‌شود. یک چرت ۲۰ دقیقه‌ای بعد از ناهار می‌تواند به مغز انرژی بدهد و فرد را سرحال کند. تأثیر این چرت از مصرف کافئین هم مفیدتر است. به این ترتیب شخص می‌تواند در ادامه روز با قوت بیشتری به کار‌ها بپردازد و بانشاط‌تر باشد.
